効率よく仕事をしたい新人看護師さんに向けた手作りワークシートの作り方を紹介 

 
MOMO
ちゃんと仕事をやり終えたか不安、抜けやミスが多いと自覚している新人看護師の方に向けて、押さえておきたい手作りワークシートのポイントを記事にしました。
この記事を読むことで、業務の抜けやミスが少なり、効率よく仕事を進めることができるようになります。
ご参考になれば幸いです。
看護師の仕事は、検温や看護ケアだけではありません。
入退院の処理、検査や手術の同意書類の確認や処理、他科受診時の書類処理など、挙げればキリがないほど業務がたくさんあります。
これらの多重業務を頭の中で処理しながら業務をすることは並大抵のことではありません。
手作りのワークシートの活用することで、抜けやミスが少なりくなり、無駄なく効率よく仕事を進めることにつながります。
 
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人間がミスをしやすい脳科学的な理由を含めて、ワークシートの作成のポイントをご紹介します!

手作りのワークシートの作り方

手作りワークシートの作り方について説明します。

私は一般病棟時代は、このようなシンプルなワークシートを作成していました。

Excelを使用してもよいですし、A4などの用紙に自分の使いやすいように線を引いて書き込むかたちでもよいです。

準備しやすい方法で準備してください。

Excelで作成するメリットは、修正がしやすいことや見やすいことが挙げられます。

一方、手書きでは修正がしづらいですが、直感的に作成できますし、調整できるので作りやすいと思います。

原本さえ作成してしまえば、コピーして使用するだけなので、どちらの方法でも問題ないでしょう。

このワークシートの構成項目は以下です。

  1. 部屋番号
  2. 患者名
  3. 現病/既往歴
  4. シートチェック欄
  5. 備考
  6. 時間指示を書き込む欄
  7. 引継事項

手作りワークシートの使い方

ワークシートの例を示しましたが、どのように活用していくと良いかを説明していきます。

このシートの特徴は、横に時間軸があります。

パッとみて、どの時間にどれくらいの業務が重なるのかを俯瞰してみることができます

なので、朝の時点で空き時間が多いAMに入院の処理をしようとか、ケアをしようなどの計画が立てやすいことがメリットです。

また、黒文字ばかりだと見づらくなります。点滴は青色とか、追加で出た指示は赤色で記入するなど、自分でルールを設けることでより視覚的に訴えることができます。

自宅に帰ったあとに「〇〇について申し送るの忘れた」とか思うことはありませんか?

申し送り不足がないように、引継事項という項目も作っていました。

その他のポイントとしては、わかるようにメモをするということです。

メモをあちこちに書いてしまい、何に対するメモか?どこに書いたかわからないという状況に陥っては意味がないので、そういったことにならないように注意しましょう。

作業効率を挙げる手作りワークシートのポイント

 

 
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手作りワークシートを作成するポイントを紹介していきます。

押さえておきたい内容

現病歴、既往歴、時間指示など、当たり前の項目以外で、個人的に押さえておくべき項目は以下の通りです。

  • ルーチンで書かなければいけない記録(看護師経過記録、看護必要度など)のチェック欄
  • 個人的に忘れがちなこと(意識づけのために)
  • 重要事項を書く項目
  • 申し送りたいことを書く項目

☑ルーチンで書かなければいけない記録のチェック欄

患者さんを20人弱担当している時、必ず書かなければいけない記録のチェックを業務終わりにチェックするのって大変ですし、時間を要します。

リアルタイムで書きながらチェックすることで、確認作業の手間が省けます。同時に、チェックリストを活用することで業務漏れを防ぐことができるのでおすすめです。

☑個人的に忘れがちなこと

個人的によく忘れているなぁと思うことを書いておきます。

例えば、単独の抗生剤の生食ロックするなどのメモなど細かいことも記載していました。

他にも、同意書の確認!とか過去に起きたヒヤリ・ハットの内容とかなんでもいいですよ。

タイムスケジュールを組むのが苦手な人は、口腔ケアなどの本当に細かいケアなども書き込むことで、

1日の業務量を客観的に見ることができ、業務の時間配分なども考えるきっかけになりますよ。

☑重要事項を書く項目

これはみなさん書いていると思いますが、左腕シャントとか急変時の対応など、業務を行う上で必ず押さえおかないといけないことを記載します。

☑申し送りたいことを書いておく

業務終わりまでに申し送りたいことをすべて覚えておくのは大変です。

上述したとおり、ワーキングメモリーの負荷にもつながるため、ワークシートにささっとメモをしておきます。

こうしておくことで、申し送り忘れてしまったなどのミスを防ぐことができます。

先輩のワークシートを見せてもらう

病棟によって特徴があるので、テキパキと仕事をこなしている先輩看護師のワークシートや情報収集した紙面を見せてもらうと良いでしょう。
患者さんのどんな情報をカルテから読み取っているのか?
どんな内容を書き留めてあるのか?
看護や業務における大切なポイントが見えてくると思います。

 

なぜワークシートを活用するのか?それは人間が処理できる作業量は限られているから

ワークシートの話をしていたのに、突然脳科学の話になって申し訳ありません。

なぜワークシートを活用すべきなのかをお話させてください。

まずは、人間は誰しもが忘れっぽいということを理解してください。

ワーキングメモリーという情報を処理する脳の機能があります。
もう少しカンタンにイメージをすると、短期記憶に関連しています。
また、
ワーキングメモリーに負荷がかかると、作業効率も低下してしまうのです。

読者の方は、こんな経験をされたことはありませんか?

 
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先輩から〇〇しといてって言われてたのに忘れてた。
あとから〇〇した?って聞かれて思い出したわぁ。あちゃー。
これはワーキングメモリーが関係しています。
エビングハウスの忘却曲線をご存じでしょうか?一度は見たことあると思います。
出典:https://oreno-zyuken.com/technique/ebinguhausu/
勉強の復習のタイミングでこの図を見ることがあると思いますが、日常生活においてもこれは作用しています。
人間は20分後には半分以上の事を忘れてしまう=人は忘れっぽいという特性があります。
この忘れっぽい自分をどのようにカバーするのか?というのが、仕事のミスややり忘れを防止するポイントになるのです。
そのため、手作りのワークシートにTODOやメモなど書き出せるものはすぐに書き出してしまいましょう。
そうすることで、ワーキングメモリーの負荷が減り、同時に作業効率も低下も防ぐことできます。

手作りワークシートのメリットとは?

 
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手作りワークシートを使用することで、ワーキングメモリーの負荷を軽減し作業効率を上げることにつながります。
また、随時チェックしながら仕事を進めていくことで、やり残しやミスを最小限とすることができます。
手作りのワークシートを利用するメリットとしては、上記に述べた通りです。
他にも、情報収集をするときには深く考えずに系統的に情報を集めることができ、時短にもつながります。
例えば、集中治療系で働いている新人看護師さんであれば、by systemなど活用すると患者の全体像と問題点を把握しやすくなりますよ。
一般病棟の新人看護師さんは、by systemを用いると情報収集にかなり時間を要してしまいますので、医師記録から現在の治療方針や問題点をピックアップしていくと良いでしょう。
by systemとは
患者さんの状態を臓器別に評価していく評価方法のことです。
よく医師がカルテで以下の項目に沿って、記載されていることを見たことがありませんか?
by systemを使うと、患者さんの重症度や臓器別評価が行いやすく、必要な治療を考えるポイントがわかりやすくなります。
by systemの主な項目
  1. 中枢神経系
  2. 循環
  3. 呼吸
  4. 消化器
  5. 代謝・内分泌
  6. 腎・電解質
  7. 血液・凝固
  8. 感染
  9. デバイス
 

手作りのワークシートは常にUP TO DATEで使いやすく!

ワークシートを活用しているうちに、こうしたい!などのアイデアが浮かんでくると思います。

私はポケットに入るサイズのメモ帳に業務手順のメモをしていましたが、

メモ帳を開かなくても注意しておくべきことを書いておき、常に目につくようにしておきました。

それによって、意識づけの効果もありましたし、時間短縮などの作業効率UPなどのメリットもありました。

なので、皆さんがワークシートを活用してみて、読者さん専用の使いやすいワークシートを作成していってください。

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